MT 총무는 즐기러 가는 사람이 아니라 일정을 굴리는 사람입니다. 놓치기 쉬운 항목이 대부분 시점별로 정해져 있어서, 순서만 알면 부담이 크게 줄어요. 이 글에서는 예약부터 정산까지 MT 총무 체크리스트를 시점별로 정리했습니다.
일정을 시점별로 쪼개 두면 챙길 항목이 자연스럽게 정리됩니다.
시점별 체크리스트
| 시점 | 해야 할 일 | 놓치기 쉬운 것 |
|---|---|---|
| D-30 | 인원과 날짜 확정, 숙소 문의 | 소액 예약금으로 참석 확정 |
| D-21 | 숙소 예약, 액티비티 예약 | 취소와 인원 변경 규정 확인 |
| D-14 | 이동 수단 확정, 조 편성 | 운전자와 차량 대수 배정 |
| D-7 | 식사 메뉴 확정, 장보기 목록 작성 | 알레르기와 못 먹는 음식 조사 |
| D-1 | 최종 인원 재확인, 진행표 공유 | 도착 시간이 다른 인원 파악 |
| 당일 | 체크인, 객실 배정, 액티비티 인솔 | 귀중품과 분실물 안내 |
| 사후 | 정산 공지, 잔액 처리 | 영수증 정리와 항목별 공개 |
이 표에서 실패가 가장 잦은 칸은 D-30입니다. 인원이 확정되지 않은 채로 예약을 진행하면 이후 모든 계산이 흔들려요. 참석 의사를 말로만 받지 말고 소액이라도 예약금을 걷는 방식이 가장 효과적입니다.
예약할 때 반드시 확인할 항목
숙소
- 객실별 정원과 추가 인원 규정: 정원 초과 이용은 제한됩니다.
- 체크인과 체크아웃 시간: 라스블랑카스 기준으로는 체크인 15:00, 체크아웃 11:00이에요.
- 주차 가능 대수: 자차 분승이면 대수를 미리 알려야 합니다.
- 취소 규정: 인원 변경 시점에 따라 조건이 달라지므로 문서로 남겨 두세요.
- 바베큐 이용 방식: 시설이 객실별인지 공용인지에 따라 진행이 달라집니다.
액티비티
- 최소 인원과 예약 마감 시점
- 우천 시 운영 조정 기준
- 구명조끼와 헤드기어 등 안전 장비 제공 여부
- 개인 준비물, 특히 양말형 아쿠아삭스와 여벌 옷
예약 확인 항목은 예약 실패 없는 확인 5가지에 더 자세히 정리되어 있습니다.
객실 배정표를 미리 만들어 두면 도착 직후 혼선이 줄어듭니다.
장보기와 준비물
인원이 많을수록 현장 즉흥 구매가 예산을 흔듭니다. 목록을 정해 한 번에 사는 방식이 가장 효율적이에요.
- 식사: 고기와 채소 수량, 쌈과 소스, 밥과 라면 등 마무리 메뉴
- 음료: 물, 음료, 얼음. 얼음은 현장에서 구하기 어려울 때가 있어 미리 챙기세요.
- 비품: 종이컵, 물티슈, 쓰레기봉투, 집게, 호일
- 구급: 밴드, 소독약, 상비약, 벌레 기피제
- 행정: 명단, 객실 배정표, 진행표 출력본
물놀이 일정이 있다면 방수팩과 큰 수건, 젖은 옷 담을 비닐을 인원수만큼 준비하시면 좋습니다. 준비물 전반은 펜션 여행 준비물 체크리스트를 참고하세요.
당일 진행과 안전 관리
- 도착 직후 객실 배정과 집합 시간을 한 번에 공지하세요. 이후 공지는 잘 전달되지 않습니다.
- 액티비티 전에는 인원 점검과 안전 브리핑 참석을 확인해야 합니다. 구명조끼 착용 상태도 눈으로 확인하세요.
- 북한강 본류는 수심이 깊어 수영이 금지되어 있습니다. 자유 시간에 강가로 흩어지지 않도록 미리 안내해 주세요.
- 기상 변화에 따라 야외 일정이 조정될 수 있으니 실내 대체안을 하나 준비해 두면 좋습니다.
- 음주 일정이 있다면 이튿날 운전자를 미리 정해 두세요.
당일 진행표와 공지 문안
진행표는 참석자용과 운영자용 두 가지로 나누면 편합니다. 참석자용에는 시각과 장소, 준비물만 담고 운영자용에는 인원 점검 시점과 담당자를 적어 두세요.
| 시각 | 참석자 공지 | 운영자 확인 |
|---|---|---|
| 집결 | 장소와 시각, 늦을 때 연락 방법 | 차량 배정과 인원 점검 |
| 도착 | 객실 배정, 집합 시각 | 배정표 부착, 열쇠 수령 |
| 액티비티 | 준비물과 복장 | 안전 브리핑 참석 확인 |
| 저녁 | 식사 시각과 장소 | 조별 준비물과 화기 관리 |
| 취침 | 정숙 시간 안내 | 인원 최종 확인 |
| 퇴실 | 체크아웃 시각, 분실물 확인 | 객실 상태 점검 |
공지는 도착 직후 한 번에 몰아서 하는 편이 전달률이 높습니다. 이후에는 사람들이 흩어져서 같은 말을 여러 번 반복하게 돼요. 단체 대화방에 진행표를 고정해 두고, 객실 문 앞에도 종이로 한 장 붙여 두면 문의가 거의 사라집니다.
밤에는 이동 동선이 헷갈리기 쉬우니 집합 장소를 낮에 미리 알려 두세요.
정산, 갈등이 생기지 않게 하는 기준
정산에서 문제가 생기는 이유는 금액이 아니라 기준이 없어서입니다. 아래 세 가지만 미리 합의해도 대부분 예방돼요.
첫째, 불참자 환불 기준을 숙소 취소 규정에 맞춰 미리 공지합니다. 둘째, 예비비는 총액의 5~10%로 잡고 남으면 반환한다는 원칙을 세웁니다. 셋째, 영수증은 사진으로라도 모아 항목별로 공개합니다. 이 세 가지를 출발 전에 공지해 두면 사후 정산이 훨씬 매끄러워요.
숙소를 고를 때 총무 입장에서 편한 조건
총무 입장에서 가장 편한 숙소는 숙박과 식사, 모이는 공간이 한 곳에서 해결되는 곳입니다. 이동이 줄면 인원 점검 횟수가 줄고, 그만큼 총무가 쓰는 시간이 줄어들어요.
라스블랑카스는 대성리 북한강변에 있는 스페인 안달루시아 마을 컨셉의 펜션이에요. 워크숍 패키지는 1인 기준 평일 80,000원, 주말인 금요일과 토요일은 90,000원이며 항아리 바베큐 2시간과 세미나실 무료 대관, 카페 드 카사 브런치 20% 할인권이 포함됩니다. 50인 이상은 뷔페를 선택하실 수 있어요. 요금은 시즌과 조건에 따라 변동되니 예약 전 확인이 필요합니다. 세미나실은 실내 231㎡, 야외 포함 297㎡ 규모로 최대 80명까지 수용하고, 객실은 2인부터 최대 10인 그랜드 패밀리까지 조합할 수 있어요. 대성리역 무료 픽업(차로 약 5분)도 운영합니다. 객실 요금 견적은 인원과 날짜를 알려 주시면 전화 문의(010-9022-2889)로 안내받으실 수 있습니다.
자주 받는 질문
Q. 인원이 계속 바뀌는데 언제 예약해야 하나요?
성수기라면 날짜가 정해지는 즉시 문의하고, 인원은 예약 후 확정 시점까지 조정하는 방식이 현실적입니다. 인원 변경 가능 시점을 예약할 때 반드시 물어보세요.
Q. 총무가 미리 돈을 걷는 게 부담스러운데요.
소액 예약금만 걷어도 이탈률이 크게 줄어듭니다. 예약금과 잔금을 나누고, 잔금은 최종 인원이 확정된 뒤 정산하는 방식이 무난해요.
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정리
MT 총무의 일은 시점별로 정리하면 절반이 해결됩니다. D-30 인원 확정, D-21 예약, D-7 장보기, 당일 진행표, 사후 정산 순서로 나누고 각 시점의 확인 항목을 미리 적어 두세요. 이동이 적은 숙소를 고르는 것만으로도 총무가 챙길 일이 눈에 띄게 줄어듭니다.
예약·문의: 라스블랑카스 네이버 예약 | 예약 페이지 | 010-9022-2889
